"DOCUMENTOS COMERCIALES"

DEFINICION

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

 La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

 ·         En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

·          Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio

·         Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.

Entre los documentos mas importantes tenemos:

Elementos de Monica

FACTURAS

Le permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas. Ud. puede especificar sus propios Números. de factura, ordenar las facturas por diferentes criterios (fechas, clientes, vendedor, etc.). Así mismo puede realizar devoluciones sobre el inventario. Las facturas actualizan el inventario apenas son creadas.

También puede realizar facturas en lotes (ideal por ejemplo cuando se tiene que facturar al mismo grupo de clientes al final del mes por un mismo concepto).

Puede obtener sus totales de ventas por fechas, clientes, reporte de impuestos, etc.

Pasos para crear una factura

1.       Clic en FACTURAS

2.       Clic en crear facturas

3.       Llenar datos: Vendido a, RUC, pago,

4.       Clic en Lista de Productos F4

5.       Seleccionamos el Producto

6.       Solo guardar F5

                 

                                                   

                                                                 INVENTARIOS

Controla los productos en el almacén: crea, modifica elimina productos (el código del producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista de precios, precios-costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a la vez, puede almacenar más de 10 millones de ítems en sus archivos. Así mismo puede enviar cotizaciones a sus proveedores (si lo desea puede imprimirlo en inglés) y luego convertirlos en órdenes de compra (está enlazado con el módulos de cuentas por pagar). Otro aspecto importante es el kárdex que puede llevar de su inventario, es fácil de actualizar y manejar. Por otra parte MONICA 8.5 le brinda la posibilidad de manejar las imágenes (fotos o diagramas) de sus productos.

Por ejemplo Ud. puede tener un catálogo de todos sus productos en su computador.

Pasos para registrar un producto

1.       Ingresamos a MONICA

2.       Clic en INVENTARIOS

3.       Clic en crear producto

4.       Llenamos datos: Descripción,  Costo $, Utilidad %, Cantidad en almacén, cantidad mínima.

5.       Aceptar

                                                      CUENTAS POR COBRAR

Cuando Ud. vende al crédito, MONICA 8.5 le permite controlar las facturas vencidas, abiertas, pagos parciales, etc.

Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las próximas facturas. Asimismo obtener el estado de cuenta de cualquier cliente en cualquier momento.

Cuentas por cobrar

 

1. Clic en cuentas por cobrar
2. 
    

                                                    CUENTAS POR PAGAR

Si su empresa quiere llevar un registro de compras de sus proveedores, entonces este módulo es para Ud. ya que le permite saber a qué proveedores le debe, cuándo se vencen las facturas, etc. Calendario de pagos para el proveedor. Estado de pagos para cada proveedor.

Cuentas por pagar (pagos/créditos)

1.       Clic en CUENTAS POR PAGAR

2.       Clic en Pagos

3.       Seleccionamos la Empresa

4.       Pagamos

5.       Aceptar

Cuentas por pagar (compras/débitos)

1.       Clic en CUENTAS POR PAGAR

2.       Clic en Compras/débitos

3.       Seleccionamos la Empresa

4.       Pagamos

5.       Aceptar

MONICA 8

                                                                  MONICA

Le permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad básica de su empresa. Puede ser utilizado en cualquier país del habla castellana.

Pasos para ingresar a Monica 8.5....  

1) Hacer clic en el boton inicio

2)Ubiquese en la pantalla todos los programas

3) Clic en Monica 8.5

    CARACTERISTICAS

MONICA.- Es ideal para negocios dedicados a la comercialización de productos de cualquier tipo. Por ejemplo si su empresa es una ferretería, una farmacia, venta de ropa, etc. entonces Ud. puede utilizar nuestro programa sin problemas.

MONICA.-  Es fácil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador, viene con un manual completamente en castellano, no es una traducción de algún programa en inglés. Ha sido desarrollado especialmente para las empresas latinoamericanas, teniendo en mente al empresario latino que desea resultados rápidos e instrucciones sencillas.

Con MONICA.-  Ud. no necesita conocer contabilidad a fin de usarlo en su negocio, es muy fácil de aprender, Ud. puede hacer una factura en el computador tan simple como lo haría con papel y lápiz, o con una máquina de escribir. Los módulos que componen MONICA son independientes.

¿Qué contiene MONICA 8?
MÓNICA 8 contiene:
Facturas
Cuentas por pagar
Estimado
Ayudas
Cuentas por pagar
Inventario
Parámetros
Contabilidad
Cuentas Corrientes
Clientes - Proveedores
Salir

Pasos para crear una empresa….
1) Ingresamos a Parámetros.
2) Clic en generales
3) Clic en básicos
4) Clic en Nombre de la Empresa
5) Modificar los datos
6) Aceptar



                                                     CUENTAS POR COBRAR

Cuando Ud. vende al crédito, MONICA 8 le permite controlar las facturas vencidas, abiertas, pagos parciales, etc. Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las próximas facturas. Asimismo obtener el estado de cuenta de cualquier cliente en cualquier momento.

                                                               CUENTAS POR PAGAR

Si su empresa quiere llevar un registro de compras de sus proveedores, entonces este módulo es para Ud. ya que le permite saber a qué proveedores le debe, cuándo se vencen las facturas, etc. Calendario de pagos para el proveedor. Estado de pagos para cada proveedor.